この記事では私が現在の立場から感じたことを感じたままに書いていこうと思います
正直あまり見ることをお勧めしないよ
見てしまった方にも何かいい情報があるといいのだが・・・あたり前のことしか書いてないですからね
私は現在主任という立場で勤務をしています
部下の数はそこまで多くなく、現在13名！さらに産休組が復帰すれば17名となる部署です
私はこの部署に去年の8月に異動になり現在6ヶ月目です
在籍期間のうち半分は主任業務の引き継ぎを行っていたので現在の部署のことを正直あまり知りません
前主任は退職される予定だったので、教えてくれる人がいなくなる！！なので主任業務を覚えるのに必死でした
さらに追い討ちをかけたのが診療報酬改定です
今まで法律について考えてもいなかったので就任一発目からかなりの負担が強いられています
私は引き継ぎに診療報酬改定、自分のセミナー、整体、確定申告など2018年に入ってからは異常なほどハードな日常を送っています
子供が夜に泣けば、睡眠時間も削られ、眠い目をこすりながら仕事に向かうことになります
そんな生活の中、ここ2ヶ月は主に私が主任業務を実施したわけですが、主任というフィルターを通して仕事を見ると、今までとは違う景色が見えます
これは主任になったことがない人には見えない景色です
イメージはできるかもしれませんが、やはりそのイメージにはズレがあると思います
富士山に登ったことがない人がイメージする山頂からの景色と登ったことがある人の山頂からの景色は違うはずですよね
この微妙な差が大きな差を生んでしまうことって以外と多いですし、下手をするとありがた迷惑になってしまいます
ではどうすればこの微差を改善出来るのか？
組織は上司のミスがなくなるような仕組みになっている
微差の改善の話の前に組織の仕組みについて話していきたいと思います
題名にもあるように組織は上の人にとって都合が良い仕組みとなっています
ここイメージできますか？
上司にも当然上司がいますし、その上司にも上司がいます
最終的に社長や会長、病院なら院長と行き、本当の最後は国ですね
私の場合臨床に関しては上に科長がいます、その上に部長がいます、さらに副院長がいて院長がいます
金銭関係の方では医事課長がいて、総務課長がいて事務長がいて理事長がいます
医事課は請求額を計算しなければいけないので、私のところに提出期限を伝えてくれます
医事課もおそらく国へ提出する期日が決まっていると思いますので、そこから逆算して提出期日を私に伝えていると思われます
主任になると金銭面の管理が仕事面で出てくるわけですが、これをミスなく行うためには、部下いわゆるスタッフにカルテを正しく入力していただく必要があります
実施記録の入力や目標設定・計画書の算定をしっかりと送信できているか？減算対象の方は正しく移行されているか？
スタッフが正しく入力していることを前提に計算し上司に送信するわけです
つまり、スタッフの入力が終わっていないと送信できません！！つまり仕事ができません！！
正しく入力してないと計算にズレが生じ、のちに医事課長からのお呼び出しをくらいます！！つまり責任を取るのは私です！！
このズレが生じた際の確認作業！これ半端ない大変で！さらにタイムロスです！！！
これって月末と月初にまとまって行うので、分散ができないんですよね
上司としては早く仕事を片付けなおかつタイムロスをできるだけ少なくしたいので様々な対策をねるわけです！！
その一つが期限を設ける！ですね
〇〇日までに入力してください！ってやつですね
他にもチェック項目がありますね！
計画書は送ったか？13単位への移行手続きは済んだか？新規取り込みは正確にできたか？
また上司への報告もそうですが、物事すべて報告する必要がありますよね？
最終的な決断は上司に委ねますよね？
これってよくよく考えると上司が把握できないことに対する"不安感を払拭したい"ために行っているんですよね
今の私から言わせてもらうと私が不安にならないように・・・
私が提出時にミスをしなくていいように・・・
私が上司に怒られないように予防線を張っていることがその組織の仕組みになっているんですね
医事課にしてみても、国にレセプトを請求するわけなので、そのミスをなくすために、時短を図るために各部署にそれぞれチェックさせ、自分で最後にダブルチェックの形をとっているわけですね
つまり医事課にしてみても、リハ科に1次チェックをさせることで自分たちの時間を奪われないように！不安が発生しないように予防線を張っており、それが仕組みになっていたわけですね
少し難しいと思いますが、上司にとって都合のいい仕組みになっているということだけ覚えておいてください
イメージの共有化
では本題の微差を解決する方法について話していきます
主任はいわゆる中間管理職なので、上からも下からも色々と言われます
それぞれの主張はもちろんわかります
でも主任としては板挟みの気持ちもわかってもらいたいのが本音です
上司の方は一度見た景色なのでイメージ可能かと思いますが、部下にはそれは不可能です
なぜならその景色はイメージの景色だからです
ではどのようにしたら富士山の山頂の景色をイメージさせることができるのか？
それは登ったことがある人が鮮明に教えてあげることですね
そして登ったことがない人はそれを素直に聞くこと、分からないことは聞いて確かめることです
双方がよりそわなければこの問題は解決しないでしょう
こんな話を耳にすることが多いです！
あの人に相談しても動いてくれない！とか、変わらない！など・・・
これって上司から部下への"連絡"がおろそかになっているからではないでしょうかね？
見方を変えると部下の方から聞きに行かないからそう見えるだけではないでしょうかね？
何が言いたいかというと、双方が考えていることを相手側がわかっていない状況だということです
これって上司と部下の関係だけでなく夫婦関係や友人関係でも同じなんですけど
2人の考えていることに差があるからすれ違うんですよね
おそらく会社を良くしようとかミスがないようにとか、夫婦仲良くとか友達と仲良くとか、お互いに思っているけど、すれ違いによる関係の悪化って起こってしまうんです
お互いに同じ方向を見ているのにすれ違うってものすごくもったいなくないですか？
やっぱりコミュニケーションってすごく大切だと思うんです
〇〇ってどうなりましたか？ 部下の方は自分から情報を取りに行きましょう
上司の方は部下にも進捗状況を細かく伝えてあげましょう
これだけするだけでも小さなすれ違いは無くなりますし、問題解決に多少時間がかかってしまってもお互いに納得できると思いませんか？
何より他の方がやっていない分信頼関係が構築出来ると思いませんか？
自分が嫌われ役になる！！とかただの自己満ですよ！
だって嫌いな人の言うことなんて聞きたくないですから、信頼関係があるから〇〇さんの頼みなら・・・ってなりますよね
まずは部下から上司への一方通行の報連相ではなく、上司から部下への報連相も必ず必要になります
部下の方は上司から報連相をしてもらえるように進んで情報を取りに行きましょう
お互いが意識することで初めてイメージの共有ができ微差を改善することができますよ
上司の景色を伝えたい
最後に私の景色をみなさんにシェアしたいと思います
もちろん職場や部署によって差があるので、この話は参考程度にして、そこの上司とコミュニケーションをとってくださいね
①一番は他部署との関係を良好にしたい
上司になると他部署の上司との接点が増えた部署との調整が増えますので、そこでの関係性が出来ていないと交渉に難渋してしまいます
リハ科の印象が良ければ、病棟も協力してくれますよね
私の願いは"何か病棟のためになることを行って欲しい！！
現場の情報を伝えて欲しい！！"です
私は現場に出る機会が減ってしまったので現場の声を欲しています
②提出期限ギリギリではなく余裕を持って提出して欲しい
単純にギリギリに出す人ほどミスが多いってこともあるんですが・・・
私がチェックした後に医事課に提出するわけですから、医事課も同様にチェックをします
医事課が余裕を持てるように書類を早めに提出したい(私が余裕を持ちたいのももちろんあります)
①でも話しましたが、他部署との関係は良くして置きたいので、相手方に余裕を持たせること、最低でもミスをして相手の時間を奪ってしまうようなことはなくして欲しいです
③意見を積極的に伝えて欲しい
現場に出ない分情報がかなり少ないです
人から聞いた話にはその人の解釈が入っているので、それだけでの判断は難しいですが、それでも情報があれば自分から探りに行けるのでそのきっかけとなる情報を現場サイドの方からもらいたいです
おそらくこれは本当に上司にならないとわからない気持ちです
こんな事伝えてしょうがないというような情報でも私にとってはかなり重要だったりします
また、そんな時に”今現場がこんな状態なのでこうして欲しい”などの意見をもらえると非常に嬉しいです
愚痴でもなんでもいいんで情報をください
私に愚痴を言う事は迷惑ではないですよ！それは貴重な情報です！
愚痴と意見は紙一重ですからね
長々と話してきましたが、何よりもコミュニケーションですね
相手が何を求めているのかを知ることで小さなズレは減らすことができます
ヒヤリハットと同じで、小さなことが起こるといつか大きなことが起こりますのでズレが小さいうちに対策をとるようにしましょう
今日も最後までご覧になっていただきありがとうございます
